גוגל דרייב מדריך – כל מה שרציתם לדעת על גוגל דרייב ולא העזתם לשאול

 

מי מאיתנו היום לא צריך גישה לקבצים מסויימים לאורך כל היום? אם בעבר היינו עובדים רק מהמשרד, היום באמצעות הסמארטפון או הטאבלט וכמובן באמצעות המחשב הנייד אנחנו יכולים לעבוד בכל זמן ומכל מקום שאנחנו רק רוצים. למעשה, הדבר היחיד שאנחנו צריכים הוא הגישה לאינטרנט. אחת הפלטפורמות שמאפשרות לנו ליהנות מגישה נוחה לכל קובץ מכל מקום בעולם היא גוגל דרייב, כשיש כאלה המכנים את הפלטפורמה גם דרייב גוגל. הפוסט הבא – המדריך לגוגל דרייב יסייע לכם לעבוד איתו בכל מקום ובכל זמן בפשטות ולהבין מהם היתרונות של גוגל דרייב , מה ההבדל בין גוגל דרייב לדרופבוקס ומה ההבדל בין גוגל דרייב לגוגל תמונות. 

מה זה גוגל דרייב ואיך נכנסים לגוגל דרייב?

אז בראש ובראשונה נסביר מהי מערכת גוגל דרייב ואיך היא עוזרת לנו. מדובר בפלטפורמה של שמירת ויצירת קבצים בענן, כאשר הענן הוא למעשה חוות שרתים של גוגל, ששם נשמרים כל אותם קבצים שבחרנו להעלות לאפליקציה הזו ולשמור או ליצור שם. הפלטפורמה מאפשרת לנו להעלות איזה קבצים שאנחנו רק רוצים לענן הזה ומשם למעשה לפתוח אותם בכל טאבלט, טלפון או מחשב נייד עם גישה לגוגל דרייב. הגישה לגוגל דרייב נוחה וקלה מאוד וכל שעלינו לעשות הוא להוריד את האפליקציה אל הטאבלט או הסמארט פון שלנו ולקבל גישה מיידית לכל הקבצים והתיקיות שלנו שיצרנו על ידי כניסה קלה ופשוטה בעזרת שם משתמש וסיסמא. דרך נוספת להיכנס לגוגל דרייב היא דרך חשבון הג׳ימייל שלכם, כאשר כל שצריך הוא להיכנס לחשבון הג׳ימייל בצורה הרגילה ומשם דרך תפריט האפליקציות להיכנס ישירות לגוגל דרייב. 

רשימת השירותים העיקריים של גוגל דרייב היום:

• שרותי אחסון עד 15GB – בחינם!
• אחסון ארגוני
• שירותי אופיס בדומה לתוכנת מיקרוסופט, מסמך וורד (google docs) אקסל – (google sheets) ותוכנה לכתיבת מצגות.
• שירותי טפסים ליצירת סקרים  – google forms
• שירותי טפסים ליצירת רשימות -google keep
• ארגון וניהול משימות – google task
• יומן שנתי

 

אחסון קבצים עם גוגל דרייב

כאמור, באמצעות גוגל דרייב נוכל לגשת לכל קובץ ששמרנו מראש בענן מכל מחשב או כל פלטפורמה אחרת כל עוד אנחנו מחוברים לאינטרנט. אחסון קבצים עם גוגל דרייב הופך את הפעולה הזו לפשוטה, מהירה ויעילה וכל שעלינו לעשות הוא להעלות את הקובץ לחשבון הגוגל דרייב שלנו. נוכל להעלות אותו מהמחשב, מהטאבלט ואפילו מהסמארט פון ופשוט לשמור אותו שם. לאחר מכן ניתן יהיה גם להגדיר את הקובץ כקובץ שניתן לגשת אליו גם כאשר אנחנו לא מחוברים לאינטרנט ואז הוא נשמר על המכשיר עימו אנו עובדים באופן אוטומטי ונוכל לקרוא ולערוך אותו גם ללא חיבור לאינטרנט. 

כמו כן, נוכל ליצור לנו בחשבון הגוגל דרייב שלנו מספר תיקיות שבהן נוכל לסדר את כל הקבצים שלנו. פונקציה נוספת של גוגל דרייב היא שיתוף קבצים בגוגל דרייב עם כל אחד בכל מסמך שאנו רוצים. למשל אם אנחנו עובדים על מסמך כלשהו ברכבת בדרך לעבודה ורוצים להתייעץ עם קולגה בנושא מסויים, כל שעלינו לעשות הוא לשתף איתו את הקובץ על ידי הוספת כתובת המייל שלו. נוכל לשתף כך למעשה קובץ אחד או תיקייה שלמה. הקולגה צריך להיכנס לחשבון הגוגל דרייב שלו וכך למעשה לפתוח את הקובץ כאשר לאחר השיתוף יש לו גם יכולת לערוך אותו ולשמור את השינויים שבוצעו בו. למעשה לכל מי שיש גישה לקובץ לאחר השיתוף, יש גם את האופציה לערוך אותו, אלא אם כן הוגדר מראש שזהו קובץ בלתי ניתן לעריכה. 

ההבדל בין גוגל דרייב לדרופבוקס

דרופבוקס הינה גם כן פלטפורמה של שיתוף קבצים ושמירתם בענן אך לגוגל דרייב הרבה יותר יתרונות על פני הדרופבוקס. בראש ובראשונה היתרון המרכזי של גוגל דרייב על פני דרופבוקס הוא היכולת ליצור קבצים מאפס. לגוגל דרייב אפשרות ליצור קבצי וורד,אקסל, מצגות, טפסים, שרטוטים ועוד, בעוד שבדרופבוקס אך ורק ניתן להעלות קבצים מוגמרים ומוכנים. היתרון בכך שתוך כדי שיחה עם מספר אנשים אנו יכולים לרשום מסמך או ליצור גיליון אקסל מאפס וכל אחד מהאנשים ששותפו באותו קובץ יכול לשנות אותו ואנו יכולים לצפות בשינויים האלה בלייב. בנוסף, אנו יכולים לראות מי מבצע אותם בכל זמן נתון, מה שהופך את גוגל דרייב לכלי יצירה ועריכה קבוצתי מהמובילים כיום בשוק. יצירת הקבצים עצמם היא פשוטה ונוחה וניתן לעשות זאת למעשה מכל מחשב ומכל טאבלט בקלות יתרה. יתרון נוסף הוא גודל שטח האחסון שבגוגל דרייב. ניתן לאחסן 15 ג׳יגה, בעוד בדרופבוקס ניתן לאחסן כמחצית משטח האחסון הזה. 

מה ההבדל בין גוגל דרייב לגוגל תמונות?

גוגל תמונות הינו כלי נוסף של גוגל שבו ניתן לשמור תמונות בענן כאשר זה הדבר היחיד שניתן לשמור בו, זה אך ורק תמונות. גוגל דרייב מאידך מאפשר לנו לשמור גם תמונות וגם כל מסמך אחר למעשה אותו אנו רוצים לשמור ולא מגביל אותנו לתמונות בלבד.  ניתן לשמור בגוגל דרייב קבצי שמע, קבצי קריאה PDF, קבצי וורד ואקסל, מצגות וכמובן קבצים שונים שיצרנו או קבצים שיתופיים. 

מה היתרונות של גוגל דרייב?

1. גמישות – היתרון המרכזי של גוגל דרייב כאמור הוא הגמישות שהוא מקנה לנו כאשר כפי שציינו נוכל להשתמש בו מכל מקום בעולם ולגשת לכל הקבצים החשובים שלנו. הגמישות שלו מתבטאת בכך שאנו יכולים לעלות את אותם הקבצים לטלפון החכם שלנו או לטאבלט ולעבוד עליהם שם בקלות יתרה, גם בקריאה וגם בעריכה של אותן פלטפורמות שהזכרנו קודם לכן. 
2. עריכה ושינויים בזמן אמת–  יתרון חשוב מאוד על פני הפלטפורמות המתחרות של שמירת קבצים בענן היא שאנו יכולים לנצל את פונקציית יצירת הקבצים ולעבוד לבד או ביחד עם מספר אנשים על כל מה שאנחנו רוצים בכל זמן נתון. אם אנחנו למעשה בבית ופתאום חשבנו על רעיון מסוים, נוכל לשרטט אותו או לנצל את הזמן ולכתוב מכתב בגוגל דוקס או לערוך גליון אקסל בגוגל שיטס. אותן פלטפורמות מאוד מאוד דומות לתוכנות האופיס המוכרות לכולנו מהמחשבים הביתיים.
3. תקשורת בזמן אמת – יתרון נוסף הוא העובדה שנוכל לעבוד כמה אנשים במקביל על אותו קובץ, דבר שמביא את עבודת הצוות לרמה שלא הכרנו, כאשר לא חייבים להיות נוכחים באותו חדר על מנת לעבוד ביחד, אלא רק להיות נוכחים באותו זמן מול הקובץ ופשוט לעבוד יחד בין אם זה על קובץ וורד רגיל, גליון שיטס או כל דבר אחר.  
4. סימון תיקיות בצבע – מאפשר לסמן כל תקייה בצבע אחר על ידי מקש ימני על התקייה ובחירת הצבע. סימון התקיות בצבע מקל באופן ניכר על סידור המסמכים בגוגל דרייב.

שימושים אישיים של גוגל דרייב

בגוגל דרייב לא חייבים להשתמש אך ורק לעבודה אלא גם לחיים האישיים שכן ניתן לשמור גם תמונות, מסמכים אישיים וכדומה. במקביל אנו יכולים לשתף קבצים בגוגל דרייב ולבצע הורדת קבצים בגוגל דרייב. במידה והזיכרון שלנו בסמרטפון מלא או עתיד להיגמר בקרוב נוכל פשוט מאוד להעלות אותם לגוגל דרייב ולסדר אותם בתוך תיקיות, שם הם ישמרו לעולם, וכך נוכל לפנות מקום בסמרטפון שלנו לעוד תמונות חדשות. במידה ואנחנו רוצים להשתמש ביותר מקום ולשמור מכסות גדולות מאוד של קבצים כגון הרבה מאוד תמונות והרבה מאוד סרטים וסרטונים, נוכל בקלות יתרה לעשות זאת בגוגל דרייב על ידי רכישת מקום אחסון נוסף לחשבון שלנו כאשר כל שעלינו לעשות הוא לשלם כל חודש על מקום האחסון הנוסף שרכשנו. המחירים אותם גובה גוגל בעבור השירות נמוכים מאוד ובתמורה תקבלו אפשרות גדולה מאוד של שטח אחסון עבור כל הצרכים שלכם. 

 

לסיכום,

אין ספק שגוגל דרייב נחשבת היום לפלטפורמה מובילה להורדה, שמירה, שיתוף ועריכה של קבצים מכל הסוגים. 

רוצים לקחת את השיווק של העסק שלכם צעד אחד קדימה?  השאירו את הפרטים שלכם ונשמח לחזור אליכם עם כל התשובות. אנחנו ב- SWANET מאמינים ששיווק דיגיטלי מותאם באופן אישי הוא הבסיס להצלחה.  כדי ליצור מצב שבו העסק שלכם מגיע בדיוק למקומות שאתם חולמים, זה הזמן להשתלב ברשת האינטרנט או לשפר את הנוכחות האינטנרטית.